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Après avoir été le loup blanc des employeurs au début de la pandémie, le travail hybride est devenu la coqueluche de l’entreprise de l’après-crise. Mêlant temps de travail au bureau et travail à distance, à son domicile ou dans un tiers lieu, cette nouvelle façon de travailler est depuis peu un indispensable pour les collaborateurs. Pour répondre à cette demande, de nombreuses entreprises implémentent le travail hybride à la hâte. Comment ne pas transformer le travail hybride en frein pour la croissance de l’entreprise ? Voici 5 préceptes qui feront du travail hybride un levier de croissance pour les entreprises.
Depuis deux ans, les collaborateurs ont réinventé leur façon d’appréhender leur environnement de travail. En effet, le télétravail amené par la crise sanitaire leur a permis de découvrir en profondeur les bienfaits du travail à distance. Moins de temps de trajet, plus de confort, plus de sommeil et de temps pour leurs activités personnelles… autant de choses font émerger le besoin de trouver du sens dans la présence au bureau. Pour autant, le télétravail a également fait ressortir l’importance des temps en présentiel. L’hybridation du travail a considérablement transformé l’entreprise telle qu’elle existait : les limites du bureau n’existent plus et la journée classique se réinvente. C’est une révolution de la perception de l’espace et du temps en entreprise. Chaque entreprise étant composée d’un ensemble de collaborateurs aux caractères et métiers différents, il serait impensable de considérer une solution universelle quant à l’intégration du travail hybride. Afin de respecter cette diversité des profils et donc des besoins, la réalisation d’une étude des espaces et de l’organisation est essentielle. Quels sont les besoins métiers ? Quels sont les types d’interactions nécessaires à la bonne exécution des tâches ? Quel est le taux d’occupation des bureaux ? Puis-je intégrer plus d’espaces collaboratifs ? Mon environnement de travail est-il serviciel ? Quel est le niveau de digitalisation des espaces de travail ? Comment mes collaborateurs consomment leurs bureaux ? Une étude de l’environnement de travail permettra de poser les premiers éléments de la réflexion pour intégrer le travail hybride de façon durable.
Le travail hybride ne peut fonctionner que s’il a été pensé avec et pour les collaborateurs. Ces derniers seront les acteurs principaux de cette nouvelle façon de travailler. Il est alors important d’opérer le changement en accord avec les besoins et envies réelles des collaborateurs. Par exemple, la transformation des espaces de travail doit se faire avec les collaborateurs afin de trouver le parfait équilibre entre les espaces de concentration, de collaboration et de sociabilisation. Ainsi, les collaborateurs peuvent avoir accès à des espaces qui correspondent à leurs besoins du quotidien. Dans le cas contraire, ils ne consommeront pas les bureaux et iront chercher de nouveaux espaces plus adaptés ailleurs. Un autre élément clé à intégrer dans la co-construction est la mise en place d’une réelle politique de télétravail. Un ensemble de règles va régir et structurer le travail hybride, nécessaire à son bon fonctionnement et sa pérennité. Pour se faire, cette co-construction implique de comprendre les attentes des collaborateurs et leur place dans cette nouvelle organisation. Grâce à des ateliers, des interviews et des questionnaires destinés à l’ensemble des collaborateurs, des leviers d’optimisation vont se distinguer et ainsi, guider la transformation. L’intégration de ce processus de découverte sera la clé de voute du succès de l’évolution des pratiques de l’entreprise.
L’avènement du travail hybride a accéléré la désertion des bureaux par les collaborateurs. Un des stigmates de la crise est l’évolution radicale de la présence sur site. Des bureaux vides sont cependant coûteux pour l’entreprise. Mauvais pour la marque employeur et démotivant pour les collaborateurs présents, une réorganisation est nécessaire afin de transformer le deuxième poste de coût de l’entreprise en levier de croissance à l’ère du travail post-covid. Le constat post-crise : l’intégralité des collaborateurs ne se trouvent que rarement au bureau au même moment du fait des congés, des rendez-vous clients ou du télétravail, le bureau attitré n'est plus la solution optimale. Gros consommateur de mètres carrés, cette pratique est encore associée à une organisation « à l’ancienne » régie par une hiérarchie forte. Le flex-office rebat les cartes de la consommation des espaces de travail. Avec une multitude de bureaux non attribués, aux caractéristiques variées dans des lieux divers, il devient aisé pour les collaborateurs d’avoir un espace qui correspond à leurs besoins tout en libérant un nombre considérable de mètres carrés. Cette réduction des espaces de bureaux classiques laisse alors place à des espaces de collaboration et d’animation. Ce type d’espace est fortement plébiscité en période post-crise, à l’heure où les collaborateurs sont en recherche de lien social et de motivation pour venir au bureau. Ces espaces de vie doivent refléter en tout point la culture de l’entreprise et susciter les échanges. Matériaux, mobilier, agencement, décoration et parcours collaborateur : tout est pensé pour optimiser l’expérience des salariés lorsqu’ils sont sur leur lieu de travail.
La transformation des espaces et de l’organisation ne pourra se faire sans une transition numérique bien pensée. Le travail hybride implique l’intégration d’outils numériques pour accompagner l’hybridation. Gestion des calendrier, réservation de salles de réunion, communication à distance... Les outils numériques doivent être présents dans l’environnement de travail afin de fluidifier l’expérience au bureau mais aussi et surtout en dehors. Les collaborateurs doivent être équipés pour être nomades. Cela passe par un équipement de qualité au bureau comme à distance. En plus du matériel informatique, l’intégration d’un outil digital de gestion de l’environnement de travail et de communication permettra de décupler l’expérience des collaborateurs mobiles. Travailler au bureau doit être aussi confortable qu’au domicile ou dans un espace de coworking. Le numérique vient jouer un rôle de liant entre ces différents espaces. Ainsi, il garantit une continuité de la communication et projette la culture de l’entreprise en dehors du bureau.
Il est primordial d’accompagner le management dans ce changement pour appréhender au mieux le nouveau rapport au travail. Le management en présentiel a évolué, parfois difficilement, en management à distance pendant la crise. Fort des apprentissages des deux dernières années, les managers doivent aujourd’hui comprendre comment manager de façon hybride avec des collaborateurs parfois présents, parfois absents. Ce changement de paradigme peut être considérablement perturbant pour les managers qui peinent à trouver un équilibre dans le travail hybride. Pourtant, plus que tout autre acteur de l’entreprise, le manager est garant du succès du changement. Il diffuse en effet la culture de l’entreprise aux collaborateurs, incarne la marque employeur auprès des équipes et des candidats et reflète l’image de l’entreprise face aux clients et partenaires. Le manager, au plus près des collaborateurs, est l’ambassadeur de l’organisation de l’entreprise. Une équipe démotivée et sous performante est souvent la résultante d’un manager mal accompagné. Un élément charnière de cet accompagnement est notamment le passage de la culture de la présence à la culture du résultat et de la confiance. Le travail hybride sera un succès dans des équipes qui performent dans un environnement régit par l’autonomie et la confiance.
La transformation est inéluctable : le choix est désormais d’accompagner sa mise en œuvre et de la définir dans un cadre cohérent, avec les valeurs de l’entreprise et la cohésion attendue. Ne pas être à la manœuvre revient à laisser faire l’entropie naturelle et constater in fine une organisation parallèle.
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